Drei KI-Hebel: Wann Produktivität zum Ergebnis beiträgt

Produktivität ist noch kein Ergebnis

KI kann Arbeit beschleunigen. Ob daraus ein Beitrag zum Ergebnis wird, entscheidet sich in vier Schritten: Zeitgewinn, frei werdende Kapazität, vermiedene Kosten oder zusätzlicher realisierter Umsatz, und erst danach das Ergebnis (EBITDA). Zwischen den Schritten liegen Führungsentscheide und Kosten. Garantiert ist keiner der Übergänge. Das vollständige Prüfraster mit Rechenbeispiel steht im Beitrag Vom KI-Piloten in die Erfolgsrechnung. Dieser Beitrag ergänzt es um drei konkrete Hebel.

Das Thema steht auf der Agenda der Gremien. In der 26. VR-Umfrage von Knight Gianella (2025/26, 192 Mitglieder von Verwaltungsräten börsenkotierter und grosser nicht-börsenkotierter Schweizer Unternehmen) erwarten 95 Prozent steigende Anforderungen an das Fachwissen zu technologischer Innovation inklusive KI. 7 Prozent geben an, den Aufbau von KI-Kompetenz im eigenen Gremium sehr weit umgesetzt zu haben. Für KMU ist die Umfrage nicht repräsentativ. Die Fragen halte ich für übertragbar.

Drei Hebel halte ich in Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitenden für prüfenswert. Bei jedem zählen die Voraussetzungen und die Gegenrechnung.

Hebel 1: Vertrieb

KI-Werkzeuge können Anfragen vorqualifizieren, Prioritäten vorschlagen und Angebotsentwürfe erstellen. Das verschafft dem Vertrieb Zeit. Zusätzlicher Umsatz entsteht daraus unter drei Voraussetzungen: Der Engpass liegt bei der Bearbeitungskapazität, und unbearbeitete Nachfrage ist vorhanden. Die gewonnene Zeit fliesst tatsächlich in Kundenkontakte. Und die Leistungserbringung kann zusätzliche Aufträge abwickeln. Zusätzlicher Umsatz ist zudem noch kein Ergebnis. Massgebend ist der Deckungsbeitrag nach Abzug der KI-Kosten.

Hebel 2: Wissensarbeit

Angebote, Dokumentation, interne Berichte, Recherchen: Hier sind Zeitgewinne plausibel. Ein hypothetisches Rechenbeispiel zeigt die Grenze. 40 Personen verbringen 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit geeigneten Tätigkeiten. KI verkürzt diese um 25 Prozent, Prüfung und Korrektur eingerechnet. Das ergibt 10 Prozent der Arbeitszeit oder rechnerisch vier Vollzeitstellen. Verteilt sind sie auf 40 Personen zu je rund vier Stunden pro Woche. Das ist Zeitgewinn. Kapazität wird daraus, wenn Aufgaben neu verteilt werden. Vermiedene Kosten entstehen, wenn ein Pensum bei einem Abgang tatsächlich tiefer nachbesetzt wird oder externe Leistungen wegfallen.

Hebel 3: Wachstum mit unterproportionalem Personalaufbau

Mehr Kunden bedeuten mehr Support, Dokumentation und Koordination. KI kann einen Teil davon auffangen, etwa bei wiederkehrenden Anfragen oder im Onboarding. In der Finanzplanung verändert sich dann das Verhältnis von Wachstum zu Personalaufbau. Wie stark, hängt vom Anteil standardisierbarer Fälle, von der Qualität der Antworten und von der Akzeptanz der Kunden ab. Das gehört als Annahme mit Bandbreite in die Planung.

Die Gegenrechnung

Gegen jeden Hebel stehen vier Kostenblöcke:

• Laufende Kosten: Lizenzen, nutzungsabhängige Gebühren, Betrieb.
• Einführung: Integration, Datenbereinigung, Schulung. Einmalig anfallend und über die Nutzungsdauer zu verteilen.
• Kontrolle: fachliche Prüfung und Freigabe, Datenschutz, Überwachung der Qualität.
• Nacharbeit: Korrekturen, Rückfragen, Reklamationen aus fehlerhaftem Output.

Ein Business Case, der nur den Zeitgewinn zeigt, ist unvollständig.

Wer entscheidet was

Art. 716a OR nennt als unübertragbare Aufgaben des Verwaltungsrats unter anderem die Oberleitung, die Festlegung der Organisation, die Ausgestaltung der Finanzplanung und die Oberaufsicht. KI nennt die Norm nicht. Meine organisatorische Empfehlung: Der Verwaltungsrat setzt die wesentlichen Leitplanken. Dazu gehören strategische Prioritäten, der Umgang mit sensiblen Daten, Investitionen oberhalb der Schwelle gemäss Kompetenzordnung und die Berichterstattung. Tool-Auswahl, Datenfreigaben im gesetzten Rahmen und Budgets innerhalb der Kompetenzordnung entscheidet die Geschäftsleitung, soweit ihr das Organisationsreglement die Geschäftsführung überträgt.

Fragen, die der Verwaltungsrat der Geschäftsleitung stellen kann:

• Auf welchem Weg soll der Zeitgewinn das Ergebnis erreichen: Kosten, Marge oder Umsatz?
• Welche Annahmen zu Nachfrage, Qualität und Kosten tragen den Business Case?
• Wer prüft KI-Output fachlich, und wie viel Zeit kostet das?
• Welche Kennzahl zeigt nach sechs Monaten, ob die Annahmen halten?