KI-Agenten im Unternehmen: Was vor dem ersten autonomen Workflow zu klären ist

Ein Chatbot schreibt Text. Ein KI-Agent plant Schritte, greift auf Systeme zu und löst Folgeaktionen aus. Für Führung und Aufsicht ändert sich damit die Frage.

Sie lautet: Welches System darf in Ihrem Unternehmen handeln, mit welchen Rechten und unter welcher Kontrolle? Dieser Artikel behandelt die Vorbereitung vor dem ersten autonomen Workflow. Er trennt die Leitplanken des Verwaltungsrats von den Freigaben der Geschäftsleitung. Die Gremienebene, also Entscheidungsrechte und Kontrollmodell, behandelt der Beitrag KI-Agenten: Entscheidungsrechte und Kontrolle im Verwaltungsrat.

Was einen Agenten vom Werkzeug unterscheidet

Anthropic unterscheidet in einem Entwicklerbeitrag vom 19. Dezember 2024 zwei Bauarten. Workflows folgen vordefinierten Abläufen. Agenten steuern ihre Schritte und den Einsatz ihrer Werkzeuge selbst. Für die Praxis: Ein System arbeitet als Agent, wenn es die folgenden Schritte ohne Eingriff ausführt.

1. Es erhält ein Ziel.
2. Es plant Zwischenschritte.
3. Es nutzt angebundene Werkzeuge und Systeme.
4. Es kombiniert Daten aus mehreren Quellen.
5. Es führt Aktionen aus.
6. Es dokumentiert Ergebnisse oder gibt sie weiter.

Ein Beispiel aus einer Herstellerdokumentation: In Microsoft Copilot Studio kann ein Agent über Ereignis-Trigger ohne Eingabe einer Person reagieren, etwa wenn eine Datei erstellt oder eine Aufgabe abgeschlossen wird (Microsoft Learn, Stand 9. September 2026).

Anthropic nennt auch die Kehrseite: höhere Kosten und Fehler, die sich über mehrere Schritte fortsetzen können. Der Beitrag empfiehlt ausgiebige Tests in einer abgeschotteten Umgebung. Er beschreibt Haltepunkte für menschliche Rückmeldung und Abbruchregeln wie eine maximale Zahl von Durchläufen. Diese Bausteine können Sie vor dem Start verlangen.

Wer klärt was

Normtext. Art. 716a Abs. 1 OR weist dem Verwaltungsrat unter anderem die Oberleitung, die Festlegung der Organisation und die Oberaufsicht über die Geschäftsführung zu. Die Geschäftsführung kann er nach Art. 716b OR gestützt auf ein Organisationsreglement übertragen. KI-Agenten nennt das Gesetz nicht. Die Norm im Detail erläutert der Beitrag KI-Governance im Verwaltungsrat: Was Art. 716a OR bedeutet.

Einordnung. Ob ein Workflow den Verwaltungsrat beschäftigt, hängt von seiner Wesentlichkeit und von Ihrer Kompetenzordnung ab. Ein Agent, der interne Notizen sortiert, ist eine operative Frage. Ein Agent, der Preise, Zahlungen oder Personalentscheide berührt, kann wesentlich sein. Die rechtliche Beurteilung im Einzelfall gehört zu einer Fachperson.

Meine Empfehlung. Der Verwaltungsrat legt die Leitplanken fest: welche Arten von Agenten zulässig sind, ab welcher Tragweite er informiert wird oder mitentscheidet, und welchen Bericht er erwartet. Die Geschäftsleitung gibt den einzelnen Workflow frei und trägt die operative Verantwortung. Fachbereich und IT bereiten die Freigabe vor.

Drei Klassen als Orientierung

Die Einteilung ist meine Arbeitshilfe und keine Norm. Passen Sie Klassen und Schwellen an Ihr Geschäft an.

Fünf Klärungen vor dem ersten Workflow

1. Mandat. Wofür wird der Agent eingesetzt, in welchem Prozess, mit welchem Ziel? Wer ist als Person verantwortlich? Was gehört ausdrücklich nicht zum Auftrag?
2. Zugriff. Auf welche Systeme, Daten und Dokumente greift er zu, lesend oder schreibend? Unter welchem Konto läuft er? Microsoft weist für Copilot Studio darauf hin, dass Ereignis-Trigger mit den Zugangsdaten der Person laufen, die den Agenten gebaut hat. Nutzer des Agenten können so unter Umständen mit derselben Berechtigung auf Daten und Systeme zugreifen. Beschränken Sie die Rechte dieses Kontos auf das Nötige.
3. Menschliche Freigabe. Welche Schritte bereitet der Agent vor, und welche löst er selbst aus? Legen Sie Schwellen fest, zum Beispiel nach Betrag, Empfängerkreis oder Datenklasse. Oberhalb der Schwelle gibt eine Person frei.
4. Eskalation und Stopp. Wann hält der Agent an und fragt nach? Wer kann ihn abschalten, auf welchem Weg und wie rasch? Wer wird bei einem Fehler informiert? Testen Sie den Stopp vor dem Start.
5. Nachweis. Welche Protokolle entstehen: Auslöser, verwendete Daten, ausgeführte Schritte, Ergebnis? Wie lange werden sie aufbewahrt, und wer sieht sie durch? Copilot Studio führt laut Microsoft eine Aktivitätsansicht mit den einzelnen Schritten. Prüfen Sie, was Ihre Plattform liefert.

Offene Antworten sind ein Grund, den Start zu verschieben oder den Umfang zu verkleinern.

Arbeitshilfe: Auftrag und Steckbrief

Die Vorlage ist eine anpassbare Arbeitshilfe und ersetzt keine rechtliche Prüfung. Streichen und ergänzen Sie nach Grösse und Kompetenzordnung Ihres Unternehmens.

Möglicher Auftrag des Verwaltungsrats. Die Geschäftsleitung legt bis zu einem festgelegten Termin dar, welche KI-Systeme mit autonomer oder teilautonomer Handlung im Einsatz oder geplant sind. Sie schlägt vor, ab welcher Tragweite der Verwaltungsrat einbezogen wird.

Steckbrief pro Workflow, geführt von der Geschäftsleitung:

1. Zweck und Prozess
2. Datenklasse
3. Systemzugriff und verwendetes Konto
4. Handlungsspielraum
5. menschliche Freigabe und Schwellen
6. verantwortliche Person
7. Eskalations- und Stoppregel
8. Protokollierung und Nachweis
9. Anbieter und Vertragsgrundlage
10. Einbindung ins interne Kontrollsystem, soweit vorhanden

Bericht. Der Verwaltungsrat erhält eine Zusammenfassung in einem festgelegten Rhythmus: neue Agenten, geänderte Zugriffe, relevante Vorfälle, geplante Erweiterungen. Die Steckbriefe selbst bleiben bei der Geschäftsleitung.

Der eigentliche Punkt

Die praktische Arbeit beginnt dort, wo ein System vom Schreiben ins Handeln wechselt.

Wer KI-Agenten einsetzt, delegiert Arbeit und mit ihr Zugriff, Geschwindigkeit und Wirkung. Aus meiner Sicht lohnt es sich, diese Delegation vor dem ersten Workflow zu ordnen.

Handlungsfrage

Für welchen geplanten Workflow sind Mandat, Zugriff, menschliche Freigabe, Eskalation und Stopp sowie Nachweis heute schriftlich beantwortet?